Podmínky pro zpracování a ochranu osobních údajů společnosti Travel One s.r.o.
OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZÁKAZNÍKŮ
Ochrana a zpracování osobních údajů se ode dne 25. května 2018 řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
Toto prohlášení obsahuje podrobnější informace související se zpracování Vašich osobních údajů při podnikatelské činnosti Travel One s.r.o.
Smyslem prohlášení je zejména informovat Vás, naše klienty, jaké osobní údaje o Vás při naší činnosti, v rámci nabízení, sjednávání, poskytování a správy služeb, zpracováváme, k jakým účelům, jakým způsobem a na základě jakých právních titulů tak činíme, kdo další může s Vaším souhlasem či bez něj zpracovávat Vaše osobní údaje, kde a jakým způsobem můžete o Vašich zpracovávaných osobních údajích získat informace a jaká jsou Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů.
Ochrana soukromí, osobních údajů našich klientů a informací o dalších fyzických osobách, u kterých zpracováváme osobní údaje, patří mezi naše priority. Tyto údaje považujeme za důvěrné a zachováváme o nich mlčenlivost. Klademe důraz na bezpečnost při jejich zpracování, na výběr smluvních partnerů a striktní dodržování zákonných pravidel.
1. Správce osobních údajů
Správcem Vašich osobních údajů je Travel One s.r.o., se sídlem Průjezdná 630, 155 31 Praha 5 - Lipence, IČO: 02522217, zapsaný v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 220495 (dále jen „Travel One“ nebo „správce“).
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
S ohledem na činnost a správné fungování cestovní kanceláře se nevyhneme přijímání a zpracovávání osobních údajů našich klientů. Požadujeme od Vás jen ty údaje, které skutečně potřebujeme k organizaci a průběhu zájezdu. Podle druhu zájezdu se rozsah údajů může lišit. Maximální rozsah zpracovávaných údajů je: jméno, příjmení, datum narození, bydliště, emailová a doručovací adresa, telefonní spojení, rodné číslo, pohlaví, typ cestovního dokladu, číslo cestovního dokladu, datum expirace dokladu, bankovní spojení, údaje týkající se speciálních požadavků klienta na přepravu, ubytování a jiné služby zájezdu.
3. Účely zpracování osobních údajů
Vámi poskytnuté údaje zpracováváme pouze v přiměřeném, relevantním a nezbytném rozsahu pro jeden nebo více účelů. Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:
a) plnění smluvních a předsmluvních povinností, plnění zákonných povinností v souvislosti s poskytováním zájezdů. Údaje pro tyto účely poskytujete dobrovolně, bez jejich poskytnutí však nejsme schopni plnit uzavřenou smlouvu;
b) ochrana našich oprávněných zájmů (vyřizování Vašich stížností či námitek, atd.). Poskytnutí těchto údajů není smluvním ani zákonným požadavkem, údaje však potřebujeme zpracovávat pro řádné vyřízení stížnosti či námitky.
c) na základě Vašeho souhlasu, pro účel zasílání obchodních a marketingových sdělení. Konkrétní účel a doba zpracování osobních údajů za tímto konkrétním účelem budou výslovně uvedeny ve Vašem souhlasu.
4. Předávání osobních údajů třetím stranám
Pro účely plnění smlouvy o zájezdu budou osobní údaje uvedené v bodě 2. v nezbytném rozsahu poskytnuty dodavatelům cestovní kanceláře zejména hotelům, přepravním společnostem, delegátům, zastupujícím agenturám v destinaci, pojišťovně, autopůjčovnám.
Pokud se zájezdová destinace nachází mimo země Evropského hospodářského prostoru, osobní údaje zákazníka poskytujeme v nezbytném rozsahu příjemcům osobních údajů v této třetí zemi (zejména hotely) či v jiné třetí zemi (zejména letecké společnosti), a to pouze v případě, kdy je předání osobních údajů nezbytné pro splnění účelu smlouvy.
Osobní údaje jsou zpřístupněny také zaměstnancům správce. Naši zaměstnanci jsou za účelem zachování tajemství o Vašich osobních údajích smluvně vázáni k mlčenlivosti.
5. Ochrana osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaným způsobem. Travel One podnikla potřebná technická a bezpečnostní opatření v zájmu ochrany Vámi poskytnutých osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich přenosu, změně či ztrátě nebo k jinému možnému zneužití.
Veškeré osoby, které přijdou do styku s osobními údaji při plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, jsou vázány povinností mlčenlivosti jak o osobních údajích samotných, tak i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně. Tato povinnost trvá neomezeně i po skončení zaměstnání nebo příslušného vztahu.
6. Doba zpracovávání údajů
Jednotlivé kategorie Vašich osobních údajů jsou správcem zpracovávány pouze po nezbytnou dobu. V případě zpracování Vašich osobních údajů pro účely plnění smlouvy zpracováváme tyto osobní údaje po dobu trvání příslušné smlouvy a dále tři roky od jejího ukončení. Osobní údaje zpracovávané za účelem našich oprávněných zájmů zpracováváme pouze po dobu vyřizování Vašich stížností, námitek a jiných žádostí.
Travel One je za účelem plnění svých zákonných povinností vyplývajících ze zákona o dani z přidané hodnoty, povinen po níže uvedenou dobu uchovávat daňové doklady, které jsme Vám vystavili v souvislosti s poskytováním našich služeb a produktů. Tyto doklady obsahují Vaše identifikační a kontaktní údaje, a údaje o smluvním vztahu. Ke zpracování uvedených osobních údajů nepotřebujeme Váš souhlas. Výše uvedené osobní údaje budeme zpracovávat po dobu 10 let od konce příslušného zdaňovacího období.
7. Práva při zpracování osobních údajů
Pokud jde o Vaše osobní údaje, máte mj. následující práva:
Právo na přístup – můžete Travel One požádat o přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme.
Právo na opravu – můžete Travel One požádat o opravu nepřesných nebo nekompletních osobních údajů, které o Vás zpracováváme.
Právo na výmaz – můžete Travel One požádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, pokud dojde k některé z následujících situací:
Osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány.
Odvolal/a jste souhlas, na jehož základě byly Vaše osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování.
Vznesl/a jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely našich oprávněných zájmů, a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo proti zpracování Vašich osobních údajů pro účelymarketingu.
Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně.
Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu České republiky nebo Evropské unie, které se na nás vztahuje.
Právo na omezení zpracování – můžete Travel One požádat, aby omezila zpracování Vašich osobních údajů, pokud dojde k některé z následujících situací:
Popřel/a jste přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit.
Zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, ale odmítáte výmaz těchto údajů a místo toho žádáte o omezení jejich použití.
Osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Vznesl/a jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
Právo na přenositelnost údajů – máte právo získat Vaše automatizovaně zpracovávané osobní údaje, které se Vás týkají, a které byly poskytnuty Travel One, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom Vám v tom bránili s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Právo na odvolání souhlasu – máte právo Váš souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů, pro který byl souhlas udělen, kdykoliv odvolat.
Právo vznést námitku – můžete kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů u Travel One pro účely marketingu.
Právo podat stížnost – máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je na území České republiky Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; www.uoou.cz.
8. Dotazy a námitky ohledně zpracování osobních údajů můžete adresovat na e-mailovou adresu: info@travel-one.cz.
9. Automatizované zpracování a profilování
Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k automatizovanému profilování.
PODMÍNKY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZÁKAZNÍKŮ
1.1 Zákazník bere na vědomí, že Travel One zpracovává osobní údaje, které zákazník poskytl či poskytne Travel One v souvislosti s jednáním o smlouvě o zájezdu či jiné smlouvě mezi zákazníkem a Travel One, jejím uzavřením a plněním, a dále osobní údaje, které Travel One shromáždí v souvislosti s poskytováním sjednaných služeb zákazníkovi. Zpracovávány budou zejména identifikační a kontaktní údaje zákazníka a další informace uvedené ve smlouvě nebo shromážděné v souvislosti s jejím plněním.
1.2 Pokud zákazník sdělí Travel One informace týkající se jeho zdravotního stavu, bere na vědomí a uzavřením smlouvy s Travel One výslovně souhlasí s tím, že Travel One bude takové citlivé osobní údaje zpracovávat v souladu s tímto čl. 1, konkrétně k účelům podle článku 1.6(a) a 1.6(b).
1.3 Travel One při zpracování osobních údajů zákazníků dodržuje obecně závazné právní předpisy, především Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) („GDPR“) a zákon č. 101/2000 Sb. a dbá na ochranu soukromého a osobního života zákazníků.
1.4. Zákazník není podle žádného obecně závazného právního předpisu povinen poskytnout Travel One své osobní údaje; poskytnutí osobních údajů je zcela dobrovolné. Bez poskytnutí osobních údajů však nemůže být uzavřena ani plněna smlouva o zájezdu či jiná smlouva uzavřená mezi zákazníkem a Travel One.
1.5. Travel One bude zpracovávat osobní údaje zákazníka automatizovaně v rámci elektronické databáze i manuálně v listinné podobě.
1.6. Osobní údaje zákazníka bude Travel One zpracovávat pouze k následujícím účelům: a) poskytování sjednaných služeb a služeb s tím souvisejících na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; b) ochrana práv a právem chráněných zájmů Travel One, zejména určení, výkon nebo obhajoba právních nároků Travel One na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; c) dodržení právní povinnosti Travel One stanovené obecně závazným právním předpisem na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (např. povinnost Travel One uchovávat daňové doklady podle zákona o dani z přidané hodnoty); a d) marketingové a obchodní účely na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR z důvodu existence oprávněného zájmu Travel One.
1.7. Osobní údaje budou zpracovávány pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. S ohledem na výše uvedené: a) k účelu podle článku 1.6(a) budou osobní údaje zákazníků zpracovávány do zániku závazků z příslušné smlouvy o zájezdu či jiné smlouvy uzavřené mezi zákazníkem a Travel One; b) k účelu podle článku 1.6(b) budou osobní údaje zpracovávány (i) do konce 5. kalendářního roku následujícího po zániku závazků z příslušné smlouvy; a (ii) pokud zákazník v uvedené době zahájí proti Travel One soudní, správní či jiné řízení, po dobu trvání takového řízení a dále po dobu 3 kalendářních měsíců od jeho ukončení; c) k účelu podle článku 1.6(c) budou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušné právní povinnosti Travel One; a d) k účelu podle článku 1.6(d) budou osobní údaje zpracovávány do doby, než zákazník vyjádří svůj nesouhlas s takovým zpracováním.
1.8. Nejpozději do 3 kalendářních měsíců po skončení kalendářního roku, ve kterém uplynula doba zpracování podle článku 1.7, budou příslušné osobní údaje, u kterých pominul účel jejich zpracování, zlikvidovány či anonymizovány. Anonymizací osobního údaje se rozumí odstranění identifikátorů (všech či některých) zákazníka v takovém rozsahu, že je trvale a nenávratně znemožněna jeho identifikace. Zpracovávané informace v důsledku provedené anonymizace přestanou mít charakter osobního údaje.
1.9. Za účelem uvedeným v článku 1.6(a) bude Travel One v nezbytném rozsahu předávat osobní údaje zákazníka třetím osobám, které budou zákazníkovi poskytovat sjednané služby nebo budou poskytnutí takových služeb zprostředkovávat. Tito příjemci osobních údajů budou osobní údaje zákazníka zpracovávat jako správci odpovídající za prováděné zpracování. Zejména se jedná o následující kategorie příjemců: a) provozovatel zařízení, ve kterém má být zákazník ubytován; b) poskytovatel služeb letecké přepravy; c) pojišťovna spolupracující s Travel One, pokud byla se zákazníkem sjednána služba cestovní pojištění; d) zastupitelský úřad cizího státu, pokud byla se zákazníkem sjednána služba zajištění víza; e) poskytovatel dalších služeb, které si zákazník objednal (např. pronájem aut, rezervace parkování apod.).
1.10. Osobní údaje zákazníka mohou být dále v nezbytném rozsahu předávány zpracovateli, se kterým Travel One uzavřel smlouvu o zpracování osobních údajů. Jedná se zejména o osoby odlišné od zaměstnanců Travel One, které zákazníkům poskytují delegátský servis, a obchodní zástupce a partnery Travel One.
1.11. Zákazník bere na vědomí, že Travel One může jeho osobní údaje poskytnout dožadujícímu orgánu veřejné moci (např. soud či policie ČR), a to v rozsahu a za podmínek stanovených obecně závaznými právními předpisy.
1.12. Při zpracování osobních údajů podle č. 1.9 a 1.10 bude docházet k předávání osobních údajů do třetích zemí, ve kterých si zákazník objednal ubytování či poskytnutí jiné služby. Travel One vyvine maximální úsilí, aby bylo zajištěno bezpečné předání osobních údajů a jejich důvěrnost při předávání do třetí země. Zákazník nicméně bere na vědomí, že pokud si objedná zájezd, pobyt či jiné služby cestovního ruchu v zemi mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor, ve vztahu ke které neexistuje rozhodnutí Evropské komise podle čl. 45 odst. 3 GDPR, budou jeho osobní údaje předány do dané třetí země příslušnému správci podle čl. 1.9 těchto podmínek. Uzavřením smlouvy zákazník výslovně souhlasí s tím, že osobní údaje budou do dané třetí země předány i v případě, že nejsou poskytovány vhodné záruky podle čl. 46 GDPR, a nelze tedy zaručit řádnou a odpovídající ochranu předávaných osobních údajů.
1.13. Zákazník má v souvislosti se zpracováním osobních údajů celou řadu práv, včetně práva požadovat od Travel One přístup ke svým osobním údajům (za podmínek čl. 15 GDPR), jejich opravu nebo výmaz (za podmínek čl. 16 nebo čl. 17 GDPR), popřípadě omezení zpracování (za podmínek čl. 18). Za podmínek uvedených v čl. 20 GDPR může zákazník uplatnit právo na přenositelnost údajů. Za podmínek uvedených v čl. 21 GDPR má zákazník právo vznést námitku proti prováděnému zpracování. Dotazy a žádosti týkající se zpracování osobních údajů mohou zákazníci adresovat na emailovou adresu: info@travel-one.cz.
1.14. Pokud se zákazník domnívá, že jsou jeho osobní údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, má právo obrátit se na Travel One s žádostí o zjednání nápravy. Jestliže bude žádost zákazníka shledána oprávněnou, Travel One neprodleně odstraní závadný stav. Tím není dotčena možnost zákazníka podat stížnost přímo u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
1.15. Objednávkou zájezdu a případně uzavřením smlouvy o zájezdu či jiné smlouvy uzavřené mezi zákazníkem a Travel One, která odkazuje na tyto podmínky, zákazník potvrzuje, že byl seznámen s informacemi o zpracování osobních údajů uvedenými v tomto článku 1. V případě, že zákazník uzavírá smlouvu i ve prospěch třetí osoby, potvrzuje, že je oprávněn poskytnout Travel One její osobní údaje a že tato osoba byla seznámena s informacemi o zpracování jejích osobních údajů podle tohoto článku 1.